Bulletin de paye : les mentions obligatoires

Les mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de paye

Les mentions obligatoires suivantes doivent figurer sur le bulletin de paye :

1) Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;

2) Le numéro de la nomenclature d’activité mentionnée au 1° de l’article R. 123-223 du code de commerce caractérisant l’activité de l’établissement d’emploi ainsi que, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national mentionné à l’article R. 123-220 du même code (numéro Siret, code APE ou NAF) ;

3) S’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;

4) Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ;

5) La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes :

a) La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ;
b) L’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;

6) La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité, …) ;

7) Le montant de la rémunération brute du salarié ;

8) a) Le montant et l’assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions mentionnées au 13°, ainsi que, pour les cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge du salarié, leurs taux ;
b) La nature et le montant des versements et retenues autres que celles mentionnées au a effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels

9) L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source ;

10) Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;

11) La date de paiement de cette somme ;

12) Les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;

13) Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales qui figurent dans l’annexe mentionnée au 5° du III de l’article LO 111-4 du code de la sécurité sociale, appliquées à la rémunération mentionnée au 7° ;

14) Le montant total versé par l’employeur, c’est-à-dire la somme de la rémunération mentionnée au 7° et des cotisations et contributions à la charge de l’employeur mentionnées au a du 8°, déduction faite des exonérations et exemptions des mêmes cotisations et contributions mentionnées au 13° ;

15) La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr ;

16) En cas d’activité partielle :

a) Le nombre d’heures indemnisées ;
b) Le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité d’activité partielle versée par l’employeur ;
c) Les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Les mentions interdites

Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie :

• le non-paiement des heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée » ;
• les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

Les conditions de remise du bulletin de paye

La remise du bulletin de paie intervient au moment du paiement du salaire ;

Elle peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme au salarié peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme électronique.

A l’occasion de cette remise, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

La remise du bulletin de paye sous forme électronique

Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA).

Lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine (courriel avec accusé de réception ou de lecture, fax, lettre recommandée avec demande d’avis de réception, lettre remise en main propre contre récépissé…), un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique.

Il appartient à l’employeur qui procède à la remise du bulletin de paie sous forme électronique d’arrêter les conditions dans lesquelles il garantit sa disponibilité pour le salarié :

• soit pendant une durée de cinquante ans,
• soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.